Flexibele inrichting als fundament voor samenwerking

Optimaal benutten van vloeroppervlak is een belangrijke voorwaarde die organisaties stellen aan het inrichten van ruimte. Om dit te realiseren, kan het werken om de verschillende typen samenwerking en overleg als uitgangspunt te nemen. De beschikbare werkruimte is hieraan dus ondergeschikt. Wil je vergaderen, wil je brainstormen, wil je je focussen, wil je onderwijzen of wil je aan tafel met een klant? Elke activiteit heeft een eigen doelstelling en vraagt om een functionele en inspirerende omgeving om dit doel te realiseren. Als helder is om welke typen samenwerking en overleg het gaat, dan ‘pas’ kies je als organisatie de flexibele maatwerkoplossingen voor de bewuste ruimtes.

Als het goed is, is het doel van de samenwerking dus het vertrekpunt voor de inrichting van de flexibele en functionele werkplek. Globaal zijn er vier soorten zakelijke ontmoetingen met een eigen ‘zone’:

• Momenten met op de eerste plaats een sociaal karakter; het ontmoeten van leidinggevenden en collega’s tijdens de koffiebreak en lunch. Vaak zijn dit spontane ontmoetingen met luchtige gesprekken, die dankzij de ontspannen interactie bijdragen aan snelle(re) besluitvorming
• Tijd voor teamwork, waarbij de nadruk ligt op het behalen van de gezamenlijke doelstelling. Een voorbeeld van deze zone kan een Obeya room zijn, maar ook een plek op de werkvloer waar Daily standups plaatsvinden. Deze zone vraagt om grote werkwanden met schrijfruimte en plek om prints op te hangen
• Overleg (ook met klanten), vergaderingen, conferenties, presentaties en brainstormsessies
• De individuele focus in alle rust vanaf de (flex)werkplek op kantoor

Geen kantoor kan zonder vergadertafel met stoelen. Al is het maar om klanten en relaties te ontvangen en een zitplaats te kunnen aanbieden. Toch heeft de combinatie tafel met stoelen inmiddels letterlijk werkterrein verloren en plaats gemaakt voor statafels in inspirerende ruimtes. Volgens onderzoekers is staand vergaderen een must wanneer je je gezondheid serieus neemt en wanneer je efficiënt wilt overleggen; binnen 2/3 van de ‘standaard vergadertijd’ is het overleg succesvol ten einde. Indertijd is staand vergaderen hier en daar smalend ontvangen, als een zoveelste hype, maar inmiddels is het een beproefd en blijvend fenomeen binnen het moderne kantoor.

In een overlegruimte wil je direct kunnen switchen van zittend overleg naar staand vergaderen. Op deze manier maak je optimaal gebruik van de betreffende werkomgeving. Je past de bijeenkomst dus niet aan de beschikbare setting aan, maar de setting aan het gewenste type overleg. De Chameleon Flipping Table speelt in op deze wens.

Veel bedrijfspanden zijn ingericht met één of meer kantoortuinen. Het idee achter de kantoortuin, indertijd, was goed; mensen zijn sociale wezens die elkaar opzoeken, die zonder drempels willen kunnen overleggen en graag samenwerken. Bovendien geeft een open kantoorruimte teams de gelegenheid aan kruisbestuiving te doen en zo sneller gezamenlijke doelen te realiseren.

Veel organisaties ervaren de voordelen van een kantoortuin en willen beslist niet terug naar kamers of units. Tegelijkertijd willen teams zich kunnen afzonderen voor een sprint of teamoverleg, zonder collega’s te storen, die zich willen concentreren op individueel werk. Wie volgens Agile werkt, of projectmatig het werk aanpakt, ervaart dat deze belangen elkaar absoluut niet bijten. De oplossing ligt in het flexibel en functioneel kunnen inrichten van de kantoortuin. De Chameleon Harmonica Workwall is hier een voorbeeld van.